II.1.2. Nawiązywanie i wzmacnianie współpracy z partnerami strategicznymi – pilotaż
Ogłoszenie o konkursie
- Nazwa: Program wizyt w strategicznych instytucjach partnerskich – dofinansowanie kosztów podróży i pobytu (program pilotażowy)
- Cel: nawiązanie lub wzmocnienie współpracy o znaczeniu strategicznym przez UW z strategicznymi instytucjami partnerskimi, służące m.in. tworzeniu wspólnych zespołów naukowych, wspólnemu ubieganiu się o granty, współprowadzeniu centrów badawczych i dydaktycznych, tworzeniu innowacyjnych programów nauczania i służących podnoszeniu kompetencji, współpromotorstwu, wymianie kadry naukowej, administracyjnej, technicznej
- Wnioskodawca: przedstawiciele UW wyznaczeni przez jednostkę ubiegającą się o finansowanie
- Data ogłoszenia konkursu: 01.09.2022
- Rozpoczęcie naboru wniosków: 05.09.2022
- Zakończenie naboru wniosków:
31.10.2022 godzina 16:0002.11.2022, godz. 16:00 - Budżet konkursu: 1 500 000 PLN
- Budżet projektu: max. 50 000 PLN
- Sposób składania wniosków: osobiście lub pocztą (liczy się data stempla pocztowego) na adres: Biuro Współpracy z Zagranicą UW, Krakowskie Przedmieście 26/28, Stara BUW, pokój nr 207 lub e-mail na adres international@adm.uw.edu.pl
Regulamin programu wizyt w strategicznych instytucjach partnerskich – dofinansowanie kosztów podróży i pobytu (program pilotażowy)
1. Cel Programu
Możliwość realizacji wizyt w strategicznych instytucjach partnerskich UW przez przedstawicieli jednostek UW. Mają one na celu nawiązanie lub wzmocnienie współpracy o znaczeniu strategicznym, służącej m.in.:
- tworzeniu wspólnych zespołów naukowych,
- wspólnemu ubieganiu się o granty,
- współprowadzeniu centrów badawczych i dydaktycznych,
- tworzeniu innowacyjnych programów nauczania i służących podnoszeniu kompetencji,
- współpromotorstwu,
- wymianie kadry naukowej, administracyjnej, technicznej.
Zgłaszający będą proszeni o uzasadnienie strategicznego znaczenia współpracy z daną instytucją dla jednostki UW.
2. Opis Programu
Dofinansowanie kosztów podróży i pobytu w strategicznych instytucjach partnerskich, w tym, koszty przelotu/przejazdu, wiz, zakwaterowania, diet pobytowych, dojazdowych – zgodnie z zasadami dotyczącymi podróży służbowych obowiązującymi na UW, na podstawie Zarządzenia nr 28 Rektora UW z 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów, studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania” oraz rozporządzenia Ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W przypadku podróży samochodem zastosowanie ma Zarządzenie nr 61 Rektora UW z dnia 4 sierpnia 2017 r. w sprawie przeprowadzania dodatkowych badań pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne do celów służbowych na Uniwersytecie Warszawskim.
- Czas trwania wizyt w instytucjach o znaczeniu strategicznym: 3-10 dni (włączając czas podróży).
- Uczestnicy: przedstawiciele UW wyznaczeni przez jednostkę ubiegającą się o finansowanie.
- Termin realizacji: 1.12.2022-30.09.2023.
- Termin składania oryginalnych wniosków: 05.09.2022 – 31.10.2022 godzina 16:00.
- W przypadku przesłania dokumentów pocztą liczy się data stempla pocztowego. Miejsce składania wniosków: Biuro Współpracy z Zagranicą UW, Krakowskie Przedmieście 26/28, Stara BUW, pokój nr 207.
- Można także przesłać dokumenty drogą e-mailową z podpisem kwalifikowanym na adres international@adm.uw.edu.pl
- Budżet przedsięwzięcia: 1 500 000 zł.
- Maksymalna kwota dofinansowania w ramach jednego wniosku: 50 000 zł.
3. Warunki zgłoszenia
- Wypełnienie Wniosku o dofinansowanie kosztów podróży i pobytu (Załącznik 1), który zawiera następujące komponenty:
- jednostka UW,
- dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej,
- instytucja partnerska, w której ma zostać zrealizowana wizyta (partnerska instytucja goszcząca),
- planowane daty wizyty/czas trwania wizyty,
- skład delegacji z danej jednostki + opis ról,
- cele wizyty,
- opis przewidywanych działań (wstępny program wizyty),
- przewidywane rezultaty wizyty, w tym, nawiązanie lub wzmocnienie współpracy strategicznej z partnerską instytucją goszczącą,
- opis dotychczasowej współpracy/ planowanej współpracy z partnerską instytucją goszczącą, wraz z uzasadnieniem znaczenia strategicznego tej współpracy dla jednostki/UW, w tym np.: współpraca w ramach umów o bezpośredniej współpracy; wymiana studentów/pracowników; wspólny program studiów/ kończący się podwójnym/wielokrotnym dyplomem; współpromotorstwo; wspólne projekty/granty; publikacje; udział we wspólnych zespołach naukowych; współprowadzenie centrów badawczych/dydaktycznych; przynależność do sieci; inne,
- budżet zawierający szczegółowe rozpisanie kosztów związanych z podróżą i pobytem, o których finansowanie ubiega się wnioskujący,
- akceptacja wniosku przez dziekana/kierownika jednostki organizacyjnej.
- Potwierdzenie przyjęcia ze strony partnerskiej instytucji goszczącej, wraz z zatwierdzeniem proponowanych dat i celów wizyty (Załącznik 2).
- Po realizacji wizyty wymagane będzie rozlicznie poniesionych w PLN kosztów podpisane przez Pełnomocnika Kwestora jednostki organizacyjnej UW, w której realizowany był projekt oraz złożenie sprawozdania wraz z opisem realizacji celów wizyty, ustaleń z partnerską instytucją goszczącą oraz przewidywanych rezultatów wizyty i dalszej współpracy strategicznej z partnerską instytucją goszczącą (Załącznik 3).
4. Zasady naboru
Zgłoszenia będą przyjmowane w terminie 05.09.2022 – 31.10.2022 na zasadach konkursu.
Wyboru wniosków przyjętych do finansowania dokona Komisja rektorska ds. oceny wniosków stypendialnych, na podstawie Zarządzenia nr 276 Rektora UW z dnia 10 grudnia 2020 r.
Warunki udziału w konkursie:
- terminowe złożenie kompletnego Wniosku o dofinansowanie kosztów podróży i pobytu, zaakceptowanego przez Dziekana/Kierownika Jednostki Organizacyjnej, w tym, opis znaczenia strategicznego współpracy z partnerską instytucją goszczącą;
- potwierdzenie przyjęcia ze strony partnerskiej instytucji goszczącej, wraz z zatwierdzeniem proponowanych dat i celów wizyty;
- budżet zawierający uzasadnione i kwalifikowalne koszty związane z podróżą i pobytem, nieprzekraczający 50 000 zł w ramach jednego wniosku.
5. Ocena i wybór zgłoszeń
- Ocena formalna dotycząca kompletności i prawidłowości zgłoszenia – dokona jej Biuro Współpracy z Zagranicą.
- Ocena jakościowa: Komisja rektorska ds. oceny wniosków stypendialnych będzie oceniać opis przewidywanych rezultatów wizyty oraz dotychczasowej/planowanej współpracy z instytucją goszczącą o znaczeniu strategicznym, w tym:
- prestiż partnerskiej instytucji goszczącej i jej osiągnięcia w dziedzinie wnioskodawcy;
- jakość planowanej/dotychczasowej współpracy z partnerską instytucją goszczącą;
- jakość i trwałość przewidywanych wspólnych inicjatyw.
- Komisja oceniająca dołoży starań, aby w procesie oceny i wyboru wniosków do finansowania zachowano zasady równego traktowania.
- Decyzję o przyznaniu finansowania podejmuje Kierownik Programu, na podstawie rekomendacji Komisji rektorskiej ds. oceny wniosków stypendialnych. Decyzją Kierownika Programu IDUB możliwe jest przyznanie częściowego finansowania zgłoszonego we wniosku budżetu.
- O wynikach konkursu wnioskodawcy zostaną poinformowani drogą e-mailową.
- Od decyzji Komisji oceniającej przysługuje prawo odwołania w formie pisemnej w ciągu 7 dni roboczych od daty przekazania decyzji. Pismo należy skierować do Kierownika Programu IDUB.
6. Przygotowanie wizyty
Wnioskodawcy, których wnioski otrzymały finansowanie powinni zaplanować wizytę zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie 2. Wnioski wyjazdowe należy złożyć zgodnie z procedurą obowiązującą w jednostce. Zaleca się złożenie wniosków wyjazdowych 4 tygodnie przed datą wyjazdu.
7. Rozliczenie wizyty
- W ciągu 2 tygodni po zakończeniu wizyty należy rozliczyć poniesione koszty, zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie 2. Niewykorzystane środki podlegać będą zwrotowi.
- Dokumentem niezbędnym do rozliczenia założeń merytorycznych wizyty jest sprawozdanie (Załącznik 3), zawierające opis realizacji celów wizyty, ustaleń z partnerską instytucją goszczącą oraz przewidywanych rezultatów wizyty i dalszej współpracy strategicznej z partnerską instytucją goszczącą, które należy złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą w ciągu 2 tygodni po zakończeniu wizyty.
Załączniki
Załącznik nr 1. Wniosek o dofinansowanie kosztów podróży i pobytu
- pobierz (MS Word, < 1 MB)
Załącznik nr 2. Potwierdzenie przyjęcia ze strony partnerskiej instytucji goszczącej
Potwierdzenie przyjęcia ze strony partnerskiej instytucji goszczącej powinno być przygotowane na papierze firmowym i zawierać następujące elementy:
- nazwa Programu wizyt w strategicznych instytucjach partnerskich,
- daty wizyty,
- liczba osób przyjeżdżających,
- cele wizyty,
- osoba do kontaktu w instytucji partnerskiej.
Przykład:
We hereby confirm that (name of the institution) will be pleased to host a 3-person delegation from the University of Warsaw, Department… within the University of Warsaw Strategic Visits Programme in the period from… to…. The purpose of the visit is to discuss strategic cooperation between our institutions and launch of a new study programme…. The contact person will be….
The visit will be conducted in the framework of the University of Warsaw Excellence Initiative – Research University. All the costs will be covered by the delegates.
Name, Position
Signature
Date
Załącznik nr 3. Sprawozdanie z realizacji celów wizyty
Sprawozdanie należy złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą UW w ciągu 2 tygodni po zakończeniu wizyty w partnerskiej instytucji goszczącej.
- pobierz (MS Word, < 1 MB)
Pytania i odpowiedzi
Czy istnieje zamknięta lista strategicznych instytucji partnerskich UW, do których można planować wyjazdy w ramach Programu?
Nie ma zamkniętej listy strategicznych instytucji partnerskich UW. Zgodnie z zasadami Programu instytucję partnerską jednostka wskazuje samodzielnie, uzasadniając jej strategiczne znaczenie dla jednostki/Uniwersytetu. Należy opisać istniejącą/ planowaną współpracę z daną instytucją, w tym takie inicjatywy jak: tworzenie wspólnych zespołów naukowych, wspólne ubieganie się o granty, współprowadzenie centrów badawczych i dydaktycznych, tworzenie innowacyjnych programów nauczania i służących podnoszeniu kompetencji, współpromotorstwo, wymiana kadry naukowej, administracyjnej, technicznej. Należy także zwrócić uwagę na trwałość współpracy.
Czy strategiczną instytucją partnerską musi być uczelnia/instytut naukowy?
Mogą być to także inne instytucje.
Czy jednostka może złożyć więcej niż jeden wniosek w ramach konkursu?
Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej można złożyć więcej niż jeden wniosek w ramach konkursu, natomiast decyzję o przyznaniu finansowania na więcej niż jeden wyjazd podejmie Komisja oceniająca.
Czy w jednym wniosku można zawrzeć wyjazd do więcej niż jednej instytucji?
Jeśli jest to jeden wyjazd obejmujący więcej niż jedną instytucję (które np. są położone blisko siebie) w ramach jednego budżetu (do 50 000 zł) – to tak. Jeśli byłyby to oddzielne wyjazdy, w różnych terminach – należy przygotować drugi wniosek.
Jakie należy złożyć dokumenty, aby wziąć udział w konkursie?
Wymagane dokumenty:
- oryginalny wniosek o dofinansowanie kosztów podróży i pobytu, zaakceptowany przez kierownika jednostki organizacyjnej, w tym opis strategicznego znaczenia współpracy z partnerską instytucją goszczącą;
- potwierdzenie przyjęcia ze strony partnerskiej instytucji goszczącej wraz z zatwierdzeniem proponowanych dat i celów wizyty (może być skan);
- budżet zawierający uzasadnione i kwalifikowalne koszty związane z podróżą i pobytem, nieprzekraczający 50 000 zł w ramach jednego wniosku.
Wniosek i przykładowe pismo od partnerskiej instytucji goszczącej stanowią załączniki do informacji o konkursie na stronie IDUB.
Czy jest oddzielny formularz budżetu?
Nie, nie ma oddzielnego formularza budżetu. Należy wpisać wyliczenia związane z podróżą dla wszystkich uczestników delegacji we wniosku (punkt 10). Wyliczeń tych należy dokonać zgodnie z zasadami dotyczącymi podróży służbowych, obowiązującymi na UW na podstawie Zarządzenia nr 28 Rektora UW z 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów, studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania” oraz rozporządzenia Ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W przypadku podróży samochodem zastosowanie ma Zarządzenie nr 61 Rektora UW z dnia 4 sierpnia 2017 r. w sprawie przeprowadzania dodatkowych badań pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne do celów służbowych na Uniwersytecie Warszawskim.
Czy w skład delegacji mogą wchodzić osoby, które na UW nie są pracownikami dydaktycznymi/naukowymi?
Tak, mogą być to także pracownicy UW niebędący pracownikami naukowymi/dydaktycznymi, a w uzasadnionych przypadkach – również doktoranci/studenci UW, związani z realizacją przedsięwzięcia. Mogą być to także osoby współpracujące z UW na podstawie umów cywilno-prawnych. We wniosku należy opisać ich role w danym przedsięwzięciu. W przypadku włączania w prace studentów/doktorantów należy w pierwszej kolejności rozważyć możliwość uzyskania przez nich finansowania przeznaczonego specjalnie na wyjazdy studentów/doktorantów w ramach innych działań IDUB czy ZIP. Program jest przede wszystkim przeznaczony dla pracowników.
Czy można złożyć dokumenty drogą e-mailową?
Tak, lecz w takim przypadku wniosek musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Przez kogo musi być podpisany wniosek?
Wniosek musi być podpisany przez kierownika jednostki organizacyjnej.
Jakie są kryteria oceny wniosków przez Komisję oceniającą?
Kryteria obejmują: prestiż partnerskiej instytucji goszczącej i jej osiągnięcia w dziedzinie wnioskodawcy; jakość planowanej/ dotychczasowej współpracy z partnerską instytucją goszczącą; jakość i trwałość przewidywanych wspólnych inicjatyw.
Wnioski podlegać będą także ocenie technicznej: sprawdzana będzie ich kompletność i zgodność z Regulaminem Programu.
Czy w trakcie przygotowywania podróży (już po uzyskaniu finansowania) można wprowadzić zmiany w budżecie lub zmienić termin wyjazdu?
Tak, takie zmiany są możliwe, jednakże wymagają ustalenia z Biurem IDUB oraz pod warunkiem, że przyznany budżet nie zostanie przekroczony i termin realizacji wizyty zmieści się w ramach czasowych Programu.
Czy jeśli wzrosną rzeczywiste koszty związane z organizacją podróży można ubiegać się o dodatkowe finansowanie do uprzednio zaakceptowanego wniosku?
Nie. Koszty projektu nie mogą przekroczyć budżetu wskazanego we wniosku o dofinansowanie i zatwierdzonego przez Kierownika Programu. W takim przypadku koszty przekraczające przyznane dofinansowanie mogą zostać pokryte ze środków własnych jednostki bądź można wprowadzić redukcje wydatków.
- Jednostka wnioskująca: Wydział Fizyki
Instytucja partnerska: Ecole Polytechnique Palaiseau, Francja
Wysokość dofinansowania: 23 560,80 zł - Jednostka wnioskująca: Centrum Nowych Technologii
Instytucja partnerska: California Institute of Technology (Beckman Institute), Stany Zjednoczone
Wysokość dofinansowania: 20 190,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Pedagogiczny
Instytucja partnerska: Harvard University – School of Public Health, Stany Zjednoczone
Wysokość dofinansowania: 21 639,32 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Nauk Politycznych i Studiów Międzynarodowych
Instytucja partnerska: The Hong Kong Polytechnic University, Hong Kong (Chiny)
Wysokość dofinansowania: 33 652,50 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Neofilologii
Instytucja partnerska: University of California Santa Cruz , Stany Zjednoczone
Wysokość dofinansowania: 4 636,00 zł - Jednostka wnioskująca: Instytut Ameryk i Europy, Euroreg
Instytucja partnerska: Utrecht University, Delft University of Technology, Holandia
Wysokość dofinansowania: 39 960,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Fizyki
Instytucja partnerska: Università degli Studi di Milano, Włochy
Wysokość dofinansowania: 10 360,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Nauk o Kulturze i Sztuce
Instytucja partnerska: Universität Bern, Szwajcaria
Wysokość dofinansowania: 22 920,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Lingwistyki Stosowanej
Instytucja partnerska: University of Buenos Aires, Argentyna
Wysokość dofinansowania: 15 574,40 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Lingwistyki Stosowanej
Instytucja partnerska: Universität Potsdam, Niemcy
Wysokość dofinansowania: 17 046,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Biologii
Instytucja partnerska: Tottori University, Japonia
Wysokość dofinansowania: 50 000,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Biologii, Ogród Botaniczny
Instytucja partnerska: Tel Aviv University, Yehuda Naftali Botanic Garden, Izrael
Wysokość dofinansowania: 42 300,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Lingwistyki Stosowanej
Instytucja partnerska: Indiana University Bloomington, Maurer School of Law, Stany Zjednoczone
Wysokość dofinansowania: 13 048,99 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Biologii
Instytucja partnerska: Friedrich-Alexander University Erlangen-Nürnberg, Geozentrum Nordbayern, Niemcy
Wysokość dofinansowania: 43 880,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Archeologii
Instytucja partnerska: The Francis Crick Institute, Wielka Brytania
Wysokość dofinansowania: 9 960,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Lingwistyki Stosowanej
Instytucja partnerska: University of Alberta, Kanada
Wysokość dofinansowania: 15 914,18 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Polonistyki, Instytut Kultury Polskiej
Instytucja partnerska: The Friedrich Schiller University of Jena, Niemcy
Wysokość dofinansowania: 6 638,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Biologii
Instytucja partnerska: CCS Haryana Agricultural University, Indie
Wysokość dofinansowania: 14 028,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Nauk Politycznych i Studiów Międzynarodowych
Instytucja partnerska: Kyungpook National University, Korea University, University of Seoul, Ewha Womans University, Korea Płd.
Wysokość dofinansowania: 28 654,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Nauk Politycznych i Studiów Międzynarodowych
Instytucja partnerska: Pontificia Universidade Catolica do Rio de Janeiro (PUC-Rio), Universidade de Sao Paulo (USP), Brazylia
Wysokość dofinansowania: 30 121,32 zł - Jednostka wnioskująca: Centrum Badań Andyjskich
Instytucja partnerska: Consiglio Nazionale delle Ricerche – Istituto di Scienze del Patrimonio Culturale, Włochy
Wysokość dofinansowania: 16 768,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Nauk Ekonomicznych
Instytucja partnerska: Saint Joseph’s University, Liban
Wysokość dofinansowania: 18 683,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Fizyki
Instytucja partnerska: Clemson University, Stany Zjednoczone
Wysokość dofinansowania: 15 000,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Nauk Politycznych i Studiów Międzynarodowych
Instytucja partnerska: International Christian University, Japonia
Wysokość dofinansowania: 39 456,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Pedagogiczny
Instytucja partnerska: Swansea University, Wielka Brytania
Wysokość dofinansowania: 10 854,95 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Neofilologii
Instytucja partnerska: University College London (UCL), Wielka Brytania
Wysokość dofinansowania: 20 221,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Neofilologii
Instytucja partnerska: University of Colorado Colorado Springs, Stany Zjednoczone
Wysokość dofinansowania: 11 099,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Psychologii
Instytucja partnerska: Trier University, Niemcy
Wysokość dofinansowania: 14 983,15 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Biologii
Instytucja partnerska: Institut Pasteur de la Guadeloupe, Gwadelupa, Francja
Wysokość dofinansowania: 43 008,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Lingwistyki Stosowanej
Instytucja partnerska: Tallin University, Estonia
Wysokość dofinansowania: 6 800,32 zł - Jednostka wnioskująca: Centrum Europejskie
Instytucja partnerska: University of Belgrade, University of Novi Sad, Think-tank Institut za međunardodnu politiku i privredu, Serbia
Wysokość dofinansowania: 47 962,30 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Biologii
Instytucja partnerska: University of Lethbridge, Kanada
Wysokość dofinansowania: 13 250,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Dziennikarstwa, Informacji i Bibliologii
Instytucja partnerska: Fordham the Jesuit University of New York, City University of New York, Stany Zjednoczone
Wysokość dofinansowania: 48 519,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Pedagogiczny
Instytucja partnerska: The City University of New York, College of Staten Island, Stany Zjednoczone
Wysokość dofinansowania: 22 000,00 zł - Jednostka wnioskująca: Wydział Nauk Politycznych i Studiów Międzynarodowych
Instytucja partnerska: Sam Houston State University, Stany Zjednoczone
Wysokość dofinansowania: 17 250,00 zł