Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Administrator

Administratorem danych osobowych przetwarzanych jest Uniwersytet Warszawski (UW), ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa.

Z administratorem można kontaktować się:

listownie: Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa;
telefonicznie: +48 22 55 20 000.

Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem: iod@adm.uw.edu.pl.

Do zadań IOD nie należy natomiast realizacja innych spraw, jak np. udzielanie odpowiedzi na wiadomości pozostawione w formularzu kontaktowym.

Cel, podstawy prawne oraz czas przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji elektronicznej zawarte w tej korespondencji, w celach:

na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 6 ust. 1 lit. e RODO¹:
- umożliwienia kontaktu z administratorem (w tym udzielenie odpowiedzi, realizacja sprawy),
- przyjmowania pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej,
- dokumentowania ustaleń dokonywanych z nadawcą wiadomości,
- dowodowym, na potrzeby zabezpieczenia informacji, które mogą służyć wykazywaniu faktów;
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO:
- ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń.

Korespondencja przechowywana jest przez rok, chyba, że wiadomości zawierają treść istotną dla prowadzenia dalszej korespondencji lub dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będą przechowywane do 3 lat, czyli do upływu terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem cywilnym.

Jeżeli w przesłanej korespondencji zostaną zawarte dane szczególnych kategorii o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO podstawę przetwarzania danych osobowych będzie stanowił art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych osobowych szczególnej kategorii). Jeżeli nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji zostanie poproszony o jej odrębne udzielenie, gdyż jest to warunek konieczny do zgodnego z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych przetwarzania przez administratora danych osobowych szczególnej kategorii.

Wszystkie inne Państwa dane będą przetwarzane w szczególnych przypadkach po wyrażeniu przez Państwa odrębnej zgody na ich przetwarzanie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą mają Państwo prawo wycofać w dowolnym momencie. Przypominamy jednocześnie, że wycofanie przez Państwa zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed jej wycofaniem. Zgodę można wycofać wysyłając wiadomość za pośrednictwem formularza kontaktowego przez który prowadzona jest korespondencja elektroniczna.

Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do Państwa danych osobowych będą mieli również upoważnieni pracownicy administratora, którzy muszą przetwarzać Państwa dane osobowe w ramach wykonywanych obowiązków i zadań służbowych.

Odbiorcami danych mogą być także inne podmioty, którym administrator zleci wykonanie określonych czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych, np. podmioty świadczące usługi z zakresu ochrony mienia i osób, usługi pocztowe i kurierskie, usługi przewozowe, itp.

Państwa dane służbowe mogą być także przekazywane stronom umów zawieranych przez Administratora, jeżeli będzie to konieczne do realizacji tych umów i będzie wynikało z zawartej umowy.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Państwa dane mogą być również przetwarzane przez naszego dostawcę usługi G-Suit dla edukacji firmę Google w jej centrach przetwarzania danych.²

Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych przez RODO mają Państwo prawo do:

dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
usunięcia danych osobowych (z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO);
sprzeciwu.

Przysługuje Państwu również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, jednak podanie takich danych, jak imię i nazwisko oraz adres e-mail jest konieczne do skontaktowania się z Państwem w sprawie opisanej w formularzu, bez tych danych prowadzenie dalszej korespondencji może być utrudnione lub niemożliwe.

¹ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., str. 1, z późn. zm.), dalej jako „RODO”.

² https://www.google.com/about/datacenters/locations/index.html